quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản
lý xác định.
1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm
bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đợc thiết
lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ
cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh
ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính
xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp
nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong
doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho
chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt
hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc
hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào.
Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là
các nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hớng
tới va đạt đợc. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc
vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định
và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội
dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
5
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ
của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống
nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản
lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu và các kiểu
phối hợp giữa chúng.
- Xây dựng lực lợng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô
sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của
lực lợng lao động và phơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô
hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức
và thông tin ra quyết định quản lý.
2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.
2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dới.
Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng, ngời
lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới
quyền.
Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các
chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn
ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một ngời phụ trách và chỉ thi hành lệnh
của ngời đó mà thôi.
- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện
chế độ một thủ trởng.
6
Người lãnh đạo
Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2
Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý
- Nhợc điểm: Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn
diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia
có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức
có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
b. Mô hình cơ cấu theo chức năng.
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các bộ phận
riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng
nhất định.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng.
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá,
chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành
viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởng. Nh vậy
khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngời lãnh đạo chia bớt công việc cho
ngời cấp dới.
Ưu điểm: Thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt
cán bộ hơn,phát huy tác dụng của ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho
ngời lãnh đạo.
Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởng
khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trởng. Mô hình này phù hợp
với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.
7
Người lãnh đạo
Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC
Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp
dới và lãnh đạo là một đờng thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm
vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của
các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phải thờng
xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng.
Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức
năng. Nó phát huy đợc năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng
thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh
đạo tổ chức phải thờng xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực
tuyến với bộ phận chức năng.
d. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mu.
Ngời lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngời thừa
hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngời lãnh đạo phải tham
khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép
ngời lãnh đạo tận dụng đợc những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia,
8
Lãnh đạo cấp1
Người lđ cnăngCNgười lđ cnăng BNgười lđ cnăng A
Người lđ cnăngBNgười lđ cnăngA
Lãnh đạo cấp2
Người lđ cnăngC
Đối tượng qlý 1
Đối tượng qlý 3Đối tượng qlý 2
giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhng nó đòi hỏi ngời lãnh đạo phải tìm
kiếm đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mu.
2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích
hệ thống phơng hớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu
một hệ thống có quy mô và mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, cả nớc) thì
cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phơng hớng tơng đơng. Còn nếu
có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tơng đ-
ơng. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý
sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh.
- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công,
phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn
ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn để thực
hiện đợc nguyên tắc này.
- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trờng.
9
Người lãnh đạo
Tham mưu1 Tham mưu2 Tham mưu3
Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1
Tham mưu2Tham mưu1 Tham mưu2Tham mưu1
Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho
mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tơng ứng để các cấp quản
lý thấp hơn phát triển đợc tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp
trên khi cần thiết.
- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả
cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về
tác động điều khiển của các lãnh đạo.
3. Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý:
Phân tích các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đa ra
một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức
quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh
tranh trên thị trờng.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ
cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không
thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đợc mục
tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay
đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song
các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần đợc thay đổi kèm
theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của
doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đa ra một mô
hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý đợc toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và
phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy
10
quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có
sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do
đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt
động của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh
nghiệp.
- Công nghệ:
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới tổ chức bộ
máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thờng có định
mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho tăng cờng khả năng
của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh
chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và
phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công
nghệ của doanh nghiệp.
- Môi trờng kinh doanh.
Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành
công trên thơng trờng. Do vậy mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh có
ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trờng luôn biến động và biến
động nhanh chóng thì có đợc thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức
bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết định có tính chất
phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt
chẽ với nhau.
- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý.
Nhân tố này có ảnh hởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ
thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có
thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lợng cán bộ quản lý trong
bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhng vẫn đảm bảo đợc tính
hiệu quả trong quản lý.
- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
11
Đối với những ngời đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức
làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lợng công việc
lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy
quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngợc lại, với những lao động không có ý thức
làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lợng lao động quản lý gia tăng, làm cho
lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn.
4. Các phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trớc hết bắt nguồn từ việc
xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến
hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa
các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả
chi tiết hoạt động của các đối tợng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ
thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý ngời ta thờng dựa vào hai phơng pháp
chủ yếu sau:
a. Phơng pháp kinh nghiệm.
Theo phơng pháp này cơ cấu tổ chức đợc hình thành dựa vào việc kế thừa
những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ
chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tơng tự với cơ
cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa
vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị
mới nh so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tợng quản lý, cơ sở vật chất kỹ
thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do vậy đôi khi phơng pháp này
còn đợc gọi là phơng pháp tơng tự.
Ưu điểm của phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi
tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá
khứ.
Nhợc điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều
kiện cụ thể.
b. Phơng pháp phân tích.
Theo phơng pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại đợc
bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh
12
giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức
năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý
của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay
thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ
phận cũng nh đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành
chủ chốt.
Ưu điểm: Phơng pháp này phân tích đợc những điều kiện thực tế của cơ
quan, đánh giá đợc các mặt hợp lý và cha hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu
quả hơn.
Nhợc điểm: Phơng pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế
cơ cấu tổ chức mới.
Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức đợc một bộ
máy quản lý tốt ngời ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phơng pháp
trên. Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo
phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phơng pháp trên để lợi dụng u
điểm của chúng.
III. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản
lý.
1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngời không thể hành
động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hớng tới những mục tiêu
chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng nh đảm bảo cuộc sống
an toàn cho xã hội ngày càng đợc thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp
ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con ngời trong
tổ chức.
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện đợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải có
lực lợng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lợng lao động
quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm bảo sự
thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất
phải có một thủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý để thực hiện các nhiệm
13
vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm
đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai
thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các
mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nh tăng năng suất lao động, hạ giá
thành
Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và
không có quá trình sản xuất nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ
chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ
chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực
hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngợc lại nếu
một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ
dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá
mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ
đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một
tập thể mạnh với những con ngời đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức
năng nhiệm vụ đợc giao.
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính
doanh nghiệp đó. Nó nh chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với
nhau theo sự thống nhất, có phơng hớng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động
của doanh nghiệp ổn định, thu hút đợc mọi ngời tham gia và có trách nhiệm với
công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá
trình quản lý đợc thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các
chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên
môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ cao
trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ
và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và
có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét