Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương ,thực trạng và giải pháp

lời nói đầu
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dơng, có dân
số 15 vạn ngời, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử đợc xếp
hạng Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km
2
, có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng
tam giác kinh tế Hà Nội Hải Phòng Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng
rừng núi Đông Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi
rừng. Có hệ thống giao thông đờng bộ và đờng sắt huyết mạch nh quốc lộ 18
kéo dài từ đông sang tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đờng 183 nối liền trung
tâm huyện tới thành phố Hải Dơng- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ
Long và Hải Dơng. Là vùng đất có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt
cho phát triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện,
đây là khu công nghiệp trọng điểm của địa phơng và của cả Quốc gia với rất
nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về
mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện
Chí Linh còn có rất nhiều trờng học, trờng dậy nghề thu hút rất nhiều ngời ở
nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội. Cùng với
sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của
nhân dân ở địa phơng cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu
cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt.
Trớc năm 2001 tỉnh Hải Dơng chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở
Thành Phố Hải Dơng, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu
đợc thực hiện bởi hệ thống các Phòng T Pháp cấp huyện. Do những quy định
về thẩm quyền chứng thực của các Phòng T Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến
không đáp ứng đợc nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng T
Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng
chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu nh không thực hiện.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Đối với địa phơng có nền kinh tế phát triển với nhiều trờng trạm, nhà máy, xí
nghiệp đóng trên địa bàn nh huyện Chí Linh thì Phòng T Pháp cấp huyện
không đáp ứng đợc yêu cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động
chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 đợc thành lập
và hoạt động tại Thị Trấn Sao Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trởng phòng, 1 Phó
phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán
bộ chuyên viên giúp việc.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định
đợc vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân
dân địa phơng mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển
ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh
đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để
đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng nên vấn
đề Hoạt động công chứng của nhân dân địa phơng, thực trạng và giải
pháp là một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cơng vị là một sinh viên về thực
tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng em xin nghiên cứu, viết đề tài
này.






THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Nội dung

A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh
hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:

I. Công chứng bản sao giấy tờ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:












Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công
chứng đa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công
chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên
cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công
chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ
chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng
tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, thế nhng nó lại trở thành hoạt động
chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm

Ngời yêu cầu
công chứng

Công chứng
viên

Nhân viên khác
trong phòng
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


khoảng gần 90% lợng công việc cũng nh là nguồn thu lệ phí công chứng của
Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể nh sau:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng
hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 9.041 trờng
hợp trong tổng số 9.290 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 28.000 trờng
hợp trong tổng số 28.574 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 33.000 trờng
hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233
trờng hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, nên xác định đợc điều đó Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm
việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác
tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và ngời yêu cầu
công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng
của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp
khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện đợc rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ đợc đem đến để yêu cầu công chứng. Các
sai sót đó có thể là còn thiếu, cha đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ
quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trờng hợp ngời yêu
cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình.
Trớc những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


thể khắc phục đợc thì trực tiếp yêu cầu ngời yêu cầu công chứng khắc phục
ngay hoặc hớng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn
nh: Sổ hộ khẩu khi ngời dân đem đến yêu cầu công chứng thờng gặp phải
trờng hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính
chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban
Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trờng hợp nh vậy thì Công chứng viên hớng
dẫn, giải thích cho ngời yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn
nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trờng hợp ngời yêu cầu công
chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhng giữa các loại văn bằng
đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ tên, gặp
trờng hợp nh vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hớng dẫn họ cách
hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc
cải chính ) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp,
hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công Chứng
số 2 thực hiện công chứng tơng đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trờng
trạm đóng trên địa bàn (trờng Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trờng Công
nhân Cơ giới 17, trờng Ôtô số 1, Trờng Quân chính Quân khu 3 và nhiều
trờng trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên
phát hiện đợc rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do ngời yêu cầu công
chứng tạo lên nh tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trờng hợp không học,
không có bằng nhng mợn bằng của ngời khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau
đó điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trờng hợp này khi công chứng
phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng,
chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn
ngày đến trả lời. Sau khi tạm thu cử ngời đi xác minh tại các cơ quan chức
năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công
chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo,
tẩy xoá, sai gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý.

II. Công chứng bản dịch:
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:











Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công
chứng nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên,
Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán
bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác
viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản
dịch trớc mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng
tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các
thủ tục cần thiết khác nh đóng dấu, ghi biên lai, hoàn thiện bản dịch trả cho
ngời yêu cầu dịch thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu
còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng
Công Chứng thay Phòng T Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao
Ngời yêu cầu
công chứng
Công chứng viên
Cán bộ phụ trách
dịch thuật
Cộng tác viên dịch
thuật
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


giấy tờ, nhng do sự phát triển của mạng lới thông tin liên lạc, tuyên truyền,
phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên
nhu cầu công chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, ngời dân khi có nhu
cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy
mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công
chứng đợc 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lợng việc công chứng
của phòng.
Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lợng cũng nh
chất lợng của các bản dịch đã ngày càng đợc nâng cao, các bản dịch hầu hết
đều đợc trả trong ngày hôm sau, chỉ có một số trờng hợp do số lợng dịch
nhiều thì thời gian trả có thể từ 3 đến 7 ngày.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Để đáp ng đợc ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng
Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên
dịch thuật, các Cộng tác viên đều là ngời có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành
đại học.
Với mạng lới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng
bản dịch đợc tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo đợc tính chính xác, kịp thời, các
văn bản dịch thuật đều đợc trả cho ngời yêu cầu công chứng chậm nhất trong
một tuần.
Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lu, hợp
tác, học tập, công tác, lao động ở nớc ta cũng nh nhân dân nớc ngoài đến học
tập, công tác, giao lu, lao động ở nớc ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về
công chứng bản dịch ngày càng cao.
Nh Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì ngay sau khi hoạt động
đơn vị đã củng cố đợc một mạng lới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các
thứ tiếng thông dụng nh tiếng Anh, Đức, Trung Quốc các Cộng tác viên
của đơn vị đều là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu
năm và đã đợc thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều
đảm bảo tính chính xác cao.
Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công
nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều ngời, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để
hoạt động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không
ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện
cha có theo nhu cầu của nhân dân.

III. Công chứng hợp đồng, giao dịch:
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2
Tỉnh Hải Dơng:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN














Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch đợc thực hiện: Ngời yêu cầu
công chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ đợc chuyển tiếp cho
trởng phòng xem xét sau đó trởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng viên
thực hiện. Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, ngời yêu cầu công chứng đến trực
tiếp ký hợp đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ tiếp
nhận hồ sơ làm các thủ tục nh đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả cho
ngời yêu cầu công chứng.
Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng nh tốc
độ phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu
công chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công
Chứng số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các giao
dịch khác đã gia tăng đáng kể :

Số lợng việc công chứng
(hợp đồng, giao dịch)
STT Việc công chứng
Năm
2001
Năm
2002
Năm
2003
Năm
2004
Quý I
năm
2005
1 Công chứng hợp dồng thế chấp 01 10 45 75 46
2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 02 27 21 16 02
3 Công chứng hợp đồng cầm cố 01 02 12 02 0
4 Công chứng hợp đồng thuê nhà 0 0 01 0 0
5 Công chứng hợp đồng mua bán 0 0 0 124 19
6 Công chứng hợp đồng tặng cho 0 01 0 21 14
Ngời yêu cầu
công chứng
Công chứng
viên
Trởng phòng Cán bộ tiếp
nhận hồ sơ
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


7 Công chứng di chúc 0 0 01 04 01
8 Công chứng chữ ký 01 12 17 41 05
9 Công chứng hợp đồng uỷ quyền 0 09 04 09 0
10 Công chứng giấy uỷ quyền 0 09 09 04 0
11 Công chứng văn bản khai nhận di 0 02 01 02 01
12 Công chứng từ chối nhận di sản 0 03 01 0 0
Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001
đến năm 2004.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các
tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng đợc quan tâm, trú
trọng, đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc những hợp đồng
vay vốn với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý
cũng nh mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp
đồng đã đợc các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận.
Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính
trong công chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các
loại hợp đồng này đợc thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhng phần
lớn các hợp đồng đều đợc giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một
tiếng đồng hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà ngời yêu cầu công chứng đã
chuẩn bị tốt, đầy đủ các thủ tục giấy tờ).
Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân
viên Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách
nhiệm cao, đã hớng dẫn ngời yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ có
phàn nàn gì, đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho ngời yêu
cầu công chứng (nh có nhiều trờng hợp ngời yêu câu công chứng muốn công
chứng di chúc nhng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng đợc tại
trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến
tận nhà ngời yêu cầu công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay có trờng
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp
vay vốn ngân hàng nhng có một bên vợ, chồng bị ốm không thể cùng ra công
chứng hợp đồng thế chấp đợc thì Phòng Công Chứng số 2 cũng đã cử ngời
đến tận nhà hoàn thiện thủ tục).
Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao
dịch khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng vẫn còn nhiều hạn chế,
mặc dù hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng
số 2 thế nhng nó lại chiếm một số lợng cũng nh thời gian rất ít, tại đây chức
năng, nhiệm vụ chính của phòng cha đợc phát huy.
B. những Bất cập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng

Hoạt động công chứng ở nớc ta cũng nh hoạt động công chứng tại
Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng trong những năm qua tuy có những u
việt là có hệ thống tổ chức đợc quản lý chặt chẽ, đảm bảo đợc các yêu cầu về
tiêu chuẩn trình độ chuyên môn của công chứng viên,đáp ứng tốt nhu cầu công
chứng của ngời yêu cầu công chứng song bên cạnh đó vẫn bộc lộ nhiều tồn
tại cần khắc phục:
- Nh Nghị định 75/NĐ - CP đã quy định rõ hoạt động công chứng bản sao
chỉ là chức năng phụ trong hoạt động công chứng, thế nhng tại Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì hoạt động công chứng bản sao lại là hoạt động
nổi cộm ở đây dẫn đến tình trạng phòng công chứng luôn ở trong tình trạng quá
tải, làm giảm hiệu quả, hạn chế về thời gian, tâm huyết cho hoạt động chức
năng, nhiệm vụ chính của phòng công chứng nh: việc đầu t vào công chứng
bản sao giấy tờ đã khiến Phòng Công Chứng số 2 cha tập trung đúng mức cho
việc tổ chức, triển khai thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, Công
chứng viên không thể dành thời gian thích đáng và tập trung để nghiên cứu
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


chuyên sâu về công việc đích thực của công chứng, trao đổi kinh nghiệm, phối
kết hợp với các cơ quan hữu quan để thực hiện tốt việc công chứng đích thực.
- Do Phòng Công Chứng số 2 đợc đặt trụ sở làm việc tại một huyện miền
núi với 10 dân tộc anh em sinh sống, trình độ nhận thức của ngời dân ở rất
nhiều cấp bậc khác nhau nên khi đến công chứng mỗi ngời lại có những tình
trạng tâm lý, suy nghĩ khác nhau: Một số ngời có quan niệm đến với cơ quan
công chứng là bớc vào cửa quan bởi vì theo họ đây là một cơ quan chính
quyền, một số ngời lại quan niệm đây là một cơ quan làm dịch vụ nên mọi yêu
cầu đều sẽ đợc giải quyết khi nộp một khoản lệ phí nào đó, tuy nhiên lại có
nhiều ngời sẵn có mặc cảm khi phải đến cơ quan nhà nớc họ sẽ phải gặp phải
thái độ cửa quyền, hách dịch thậm chí nhũng nhiễu. Sự đa dạng về tâm sinh lý
của ngời yêu cầu công chứng cùng với trình độ nhận thức về pháp luật của
ngời yêu cầu công chứng đã gây khó khăn rất lớn tới hoạt động công chứng của
phòng công chứng, họ luôn sẵn sàng phản ứng gay gắt nếu việc yêu cầu công
chứng của họ bị từ chối bởi tâm lý của họ là khi đến yêu cầu công chứng thì họ
hy vọng là sẽ đợc giải quyết hay ít ra là đợc lời phúc đáp chu đáo song không
phải là mọi yêu cầu công chứng đều đợc giải quyết.
Chính vì những điều đó mà khi bị từ chối công chứng thì họ thờng không
hiểu nguyên nhân tại sao, họ không thoải mái chấp nhận sự từ chối, thậm chí
còn thể hiện thái độ không văn minh, lịch sự đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp
nghiên cứu gíải quyết yêu cầu của họ. Điều này gây rất nhiều căng thẳng cho
Công chứng viên cũng nh nhân viên cơ quan, làm giảm hiệu qủa giải quyết
công việc.
- Theo quy định tại Nghị định75/2000/NĐ - CP thì đã có sự tách bạch
giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, tuy nhiên sự tách bạch đó
mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực có nghĩa là cùng
một việc nếu do phòng công chứng thực hiện thì đợc gọi là công chứng còn nếu
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


do Uỷ ban nhân dân huyện hay Uỷ ban nhân dân xã thực hiện thì đợc gọi là
chứng thực. Đồng thời theo quy định tại điều 21 đến điều 25 Nghị định này thì
có một số loại việc trùng thẩm quyền giữa cấp xã và cấp huyện với phòng công
chứng dẫn đến việc các cơ quan này đùn đẩy giải quyết yêu cầu công chứng.
Qua việc đùn đẩy trách nhiệm này cùng với trình độ nhận thức pháp luật của
nhân dân về công tác công chứng, chứng thực còn nhiều hạn chế nên đôi khi họ
nghĩ chỉ có phòng công chứng mới có thẩm quyền làm một số việc công
chứng.Tổng hợp những lý do trên là một phần nguyên nhân gây ra tình trạng
phòng công chứng quá tải trong khi đó thì công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân
dân tạm thời bị lãng quên.
- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công chứng thì Phòng Công Chứng
số 2 Tỉnh Hải Dơng thờng có mối quan hệ công tác với rất nhiều cơ quan nh:
Hỏi các giấy tờ liên quan đến nhà, đất thì phải liên hệ với cơ quan địa chính nhà,
đất; hỏi về văn bằng, chứng chỉ thì phải liên hệ với các cơ quan về giáo dục và
đào tạo; hỏi về giấy tờ xuất, nhập cảnh thì phải liên hệ với cơ quan ngoại giao;
hỏi về các giấy tờ liên quan đến t cách pháp nhân của doanh nghiệp phải liên
hệ với các cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh để xác minh, điều tra
tính đứng đắn của văn bản công chứng. Thế nhng không phải mọi yêu cầu,
kiến nghị nào đều đợc phúc đáp nhanh chóng, chính xác, kịp thời mà đôi khi
rất chậm thậm chí còn không có trả lời hay trả lời không đúng trọng tâm. Những
hạn chế này đã gây rất nhiều khó khăn cho công tác công chứng, không đảm
bảo đợc tính cấp thiết của công việc, không đáp ứng đợc nhu cầu của nhân
dân gây mất niềm tin của nhân dân cũng nh mất uy tín của phòng công chứng.
- Theo quy định của pháp luật thì: Công chứng viên biết hoặc phải biết
yêu cầu công chứng hoặc nội dung công chứng trái pháp luật, đạo đức xã hội.
thế nhng đâu phải Công chứng viên nào cũng có khả năng nhận biết đợc
những văn bằng, chứng chỉ là giả mạo hay là thật đặc biệt trong thời đại hội
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


nhập hiện nay với trình độ kỹ thuật ngày càng tiên tiến, hiện đại, những kỹ thuật
giả mạo tinh vi ngày càng phát triển thì vấn đề này càng trở nên khó khăn đối
với các Công chứng viên, đồng thời trong cuộc sống hiện nay thì với nhu cầu
của xã hội thì con dấu đợc xuất hiện rất nhiều mà không phải mẫu con dấu nào
Công chứng viên cũng đợc biết do vậy mà việc nhận biết con dấu trên văn bản
do ngời yêu cầu công chứng xuất trình là thật hay giả là việc rất khó khăn đối
với mỗi Công chứng viên đặc biệt là đối với những Công chứng viên mới vào
nghề.
- Cùng với sự phát triển của các mối quan hệ hợp tác Quốc tế nên những
văn bằng, chứng chỉ mang đến yêu cầu công chứng bằng tiếng nớc ngoài tại
Phòng Công Chứng ngày càng nhiều và đa dạng các thứ tiếng, nhiều thứ tiếng
nh vậy gây khó khăn không nhỏ đối với sự nhận biết về nội dung của văn bản
công chứng, hơn thế càng khó nhận biết văn bằng, chứng chỉ đó có hợp pháp
hay không.
- Do mạng lới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng vẫn còn hạn hẹp, chỉ phổ biến ở một vài thứ tiếng nh tiếng Anh,
Pháp, Trung Quốc, Đức,Séc. Do vậy cha đáp ứng đợc nhu cầu dịch thuật đa
dạng của khách hàng, nhiều trờng hợp khách đến yêu cầu dịch thuật từ tiếng
Việt sang tiếng MaLai, Hàn Quốc, Ba Lan Thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng đều từ chối không đáp ứng đợc. Điều này đã làm cho công việc của
một số ngời dân bị nhỡ nhàng, họ không hài lòng với việc từ chối đó, đặc biệt
là đối với trờng hợp họ có nhu cầu cần ngay, cần gấp bản dịch.
- Với kinh nghiệm của các Công chứng viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng thì trong qúa trình tiếp nhận văn bản công chứng thì họ phát hiện ra
rất nhiều văn bằng, chứng chỉ có dấu hiệu giả mạo, sửa chữa, tẩy xoá tinh vi nên
các Công chứng viên đã lập văn bản tạm giữ văn bản để đa đi giám định, xác
minh mà việc giám định điều tra xác minh này rất tốn kém về chi phí đi lại,
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Xem chi tiết: Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương ,thực trạng và giải pháp