Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
toán viên: T liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp
dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu đợc và kết luận thích hợp đạt đ-
ợc trong công tác kiểm toán. Các t liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà
kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung
cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng nh thực tế tại Việt Nam Bộ
Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định : Hồ
sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lu
trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phơng
tiện tin học hay bất kỳ phơng tiện lu trữ nào khác theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đa ra một định nghĩa khái quát
nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm
việc của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập
đợc, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm
toán viên đã đạt đợc trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý
công việc kiểm toán cũng nh làm cơ sở để đa ra ý kiến của mình thực hiện chức
năng xác minh và bày tỏ ý kiến. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các
thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy
đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng
chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ. Hồ sơ kiểm toán cất giữ
bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm
toán. Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và
tính giá trị đợc sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ.
Nhng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không
thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu
thập và lu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên
quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Ngoài ra hồ sơ kiểm
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
toán cũng lu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đa ra sau khi
tiến hành cuộc kiểm toán.
1.2.1. Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán.
1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán.
Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc tiến hành tuỳ
thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nh-
ng phải bảo đảm tính hệ thống của một hồ sơ : các tài liệu phải đợc sắp xếp
theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc thuận tiện cho việc lu trữ, bảo quản
cũng nh việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết
thúc ở việc đa ra báo cáo kiểm toán hay th quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm
cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công
ty kiểm toán đa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta
biết rằng hồ sơ kiểm toán và phơng pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan
chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đợc tiến hành bằng phơng pháp nào thì hồ sơ
kiểm toán đợc tổ chức theo phơng pháp đó. Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối
trực tiếp của phơng pháp kiểm toán.
Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình
hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
1.2.1.1.1. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu.
Mô hình này gắn liền với phơng pháp thủ công, đa ra phơng pháp tổ chức
giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh nh sau:
Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mục lục Có Không
1. Tổng hợp A
2. TGNH và tiền mặt B
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
3. Đầu t ngắn hạn C
4. Các khoản phải thu D
5. Hàng tồn kho E
6. Tài sản lu động khác F
7. Chi sự nghiệp G
8. Tài sản cố định hữu hình H
9. Cam kết vốn I
10. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang J
11. Ký quỹ ký cợc ngắn hạn K
12. Các kinh phí trả ngắn hạn O
13. Vốn kinh doanh và quỹ P
14. Nguồn kinh phí Q
15. Kết quả hoạt động kinh doanh R
16. Kết quả tài chính S
17. Kết quả bất thờng T
18. Các tài khoản ngoài bảng U
Cột có hoặc không để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đó
hoặc không có trong Hồ sơ.
Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc đợc sắp xếp theo thứ tự
các mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Việt
Nam. Các mục này sẽ đợc đánh theo thứ tự chữ cái.
Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữa
bảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi
tiết) các báo cáo. Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:
Nội dung mục A - Tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán theo mô
hình Tây Âu
Phần tổng hợp Có Không
1. Báo cáo kiểm toán A
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
2. Th quản lý A1
3. Ghi chú soát xét A5
4. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12
5. Các vấn đề còn vớng mắc A16
6. Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7. Th giải trình của Ban giám đốc A22
8. Báo cáo tài chính trớc điều chỉnh A25
9. Bảng cân đối kế toán A 26
10. Báo cáo kết quả kinh doanh A 32
11. Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33
12. Các bút toán phân loại lại A34
13. Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35
14. Kiểm tra số d đầu kỳ và các sự kiện phát
sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trớc A42
15. Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40
16. Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
17. Hợp đồng kiểm toán A46
18. Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trớc
khi lập kế hoạch A48
19.
Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Ưu điểm:
Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm đợc đợc chi
phí.
Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên ngời sử dụng Hồ sơ có thể dễ
dàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngợc lại.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên đợc phát
huy tối đa.
Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình
trên.
Nhợc điểm:
Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao.
Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chẽ vì cha có sự liên
kết theo quan hệ ngang.
Việc soát xét, giám sát kết quả trong bớc kiểm toán gặp nhiều khó
khăn.
Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, h hỏng cao.
Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.
1.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểm
toán AS/2 với phơng pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu).
AS/2 là phơng pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ
một phần lao động, tránh đợc rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng
lực và sự năng động của mỗi nhân viên.
Phơng pháp AS/2 bao gồm: phơng pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơ kiểm
toán và phần mềm kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán AS/2 đợc sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống nhất
gọi là chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tơng tự nh danh mục hệ thống tài khoản kế
toán. Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toán
viên đợc sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất. Danh mục này đợc chia
thành các phần tơng ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán, hoặc thể
hiện các mục, tiểu mục của các phần hành đợc kiểm toán trên Báo cáo tài chính.
Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp nh sau:
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán
Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp
1000 Lập kế hoạch kiểm toán
2000 Báo cáo
3000 Quản lý cuộc kiểm toán
4000 Hệ thống kiểm soát
5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản
6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả
7000 Kiểm tra chi tiết vốn chủ sở hữu
8000 Kiểm tra chi tiết báo cáo lãi lỗ
Hồ sơ đợc xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp đợc đánh số từ 1000 đến
8000. Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ
yếu trong phần Hồ sơ thờng trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ). Những
chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ
ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán. Từ chỉ mục 5000 đến 8000
thuộc phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các
khoản mục trên Báo cáo tài chính. Bao gồm các chỉ mục lớn nh: kiểm tra chi
tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2
đều sử dụng mẫu quy định nh trong Hồ sơ chuẩn. Các giấy tờ làm việc này có
mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 đợc đánh số cụ thể theo từng chỉ mục.
Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này
để hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán. Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng
mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù
hợp.
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết đợc thực hiện
bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy
tờ làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Việc liên kết giữa các giấy tờ
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
làm việc không chỉ đợc thực hiện theo quan hệ dọc mà chúng còn đợc liên
kết chặt chẽ theo quan hệ ngang trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với
nhau.
Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Mô hình này khắc phục đợc tất cả các nhợc điểm của mô hình kiểm
toán Tây Âu.
Mô hình này đợc vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc đợc hình thành
nhanh chóng và chính xác, đợc sử dụng thống nhất. Các công thức đợc vi tính
hoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao.
Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá
Việc soát xét, giám sát kết quả trong bớc kiểm toán đơn giản hơn rất
nhiều.
Hồ sơ kiểm toán đợc lu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩa
mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu.
Rủi ro kiểm toán thấp hơn.
1.2.1.2. Các yếu tố ảnh hởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhng có
thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :
- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán.
- Hình thức báo cáo kiểm toán.
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách
hàng.
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội
bộ.
- Phơng pháp, kỹ thuật kiểm toán đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán.
- Nhu cầu về hớng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý
kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trờng hợp cụ thể.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
1.2.1.3. Một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán.
Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý
cho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ
kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải
khoa học về mặt hình thức. Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng trong
công việc kiểm toán từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát, kiểm tra
cũng nh tra cứu quy trình kiểm toán khi cần thiết Một hồ sơ kiểm toán đợc
sắp xếp có hệ thống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lu trữ bảo
quản cũng nh tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Đồng thời cũng bảo đảm cho công
việc kiểm tra, soát xét có hiệu quả. Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ
kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm
toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau :
a. Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :
Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản
mục, nội dung đợc kiểm toán. Đề mục thờng đợc đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán, bao
gồm những nội dung sau :
- Tên đơn vị đợc kiểm toán.
- Đối tợng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các t liệu đó.
- Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán.
- Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu.
- Ngày thực hiện.
b. Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :
Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày
tháng hoàn thành trên hồ sơ đó. Trong trờng hợp hồ sơ đợc thực hiện bởi đơn vị
đợc kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra
các thông tin trong đó. Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập ngời ta ghi chú
Đợc chuẩn bị bởi khách hàng trên các hồ sơ này.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Những ngời có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán nh kiểm toán viên
chính, ban kiểm soát khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tên
vào hồ sơ kiểm toán. Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác
định trách nhiệm của họ đối với thông tin đợc ghi trên đó.
c. Hồ sơ kiểm toán cần đợc sắp xếp khoa học :
Số lợng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thờng
rất nhiều, vì thế chúng cần đợc đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo
đảm việc sử dụng và kiểm tra đợc dễ dàng
Thông thờng, ngời ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, t liệu với thông tin
tổng quát nhất, nh: các Hồ sơ thờng xuyên, rồi đến cá Hồ sơ hiện hành và kết
thúc là báo cáo kiểm toán.
Trong phần Hồ sơ hiện hành càn phải đợc sắp xếp sao cho mỗi khoản mục
trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngợc về bảng cân đối kết toán cũng nh
các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh
Thông thờng, biểu chỉ đạo của mỗi tài khoản hay khoản mục trên báo cáo
tài chính đợc kí hiệu (đánh số) bằng một chữ cái hoặc một số. Các bảng liệt kê,
phân tích, tính toán liên quan đến biểu chỉ đạo đó đợc xếp ngang sau biểu chỉ
đạo và đợc đánh số bằng cách thêm vào sau kí hiệu của biểu chỉ đạo một con
số. Tơng tự nh thế, nếu có bảng biểu chi tiết hơn nữa, thì đợc xếp sau bảng liệt
kê, phân tích, tính toán và đợc đánh số bằng cách thêm số vào sau kí hiệu của
các bảng liệt kê, phân tích, tính toán
Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức nh vậy thì mỗi tổ chức kiểm toán
có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiện của từng
công ty sao cho hồ sơ kiểm toán đợc lập theo mẫu biểu và quy trình do công ty
kiểm toán quy định. Kiểm toán viên đợc phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ
làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nhng
phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã đợc lập một cách đúng đắn.
Nh vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểm toán
mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên và
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng. Việc
sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu th, cấu trúc hồ sơ
mẫu, ) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra
hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lợng kiểm
toán.
d. Hồ sơ kiểm toán phải đợc chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu
sử dụng,
Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng đợc lấy từ
nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn ), nơi lu trữ tài liệu, bộ phận hoặc
ngời chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành số liệu của
đơn vị Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết.
Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã
làm hoặc các kết quả đã đạt đợc, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối
chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiệu
đợc sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên. Để không gây hiểu lầm, kiểm
toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dới hồ sơ kiểm
toán.
Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề mà
ngời đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :
Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đa ra ý
kiến của mình. Một hồ sơ kiểm toán đợc coi là đầy đủ khi bao gồm các nội
dung sau :
- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm
toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.
- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán đợc áp dụng.
- Phạm vi áp dụng thủ tục đó.
- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất
suy đoán.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét