b. Tổ chức, thu thập dữ liệu đầu vào
Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm 3 nhóm nội dung sau:
• Nhóm các nội dung gắn liền với từng loại hoạt động (Sự kiện – Event): tên hoạt
động, thời gian phát sinh và các nội dung theo yêu cầu của hoạt động đó.
• Nhóm các nội dung liên quan đến các đối tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh
cho nhiều hoạt động (Đối tượng lien quan – Agent): các cá nhân, bộ phận, khách
hang, nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phí…
• Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (Nguồn lực – Resource): các
khoản mục tương ứng các tài khoản cần theo dõi trong kế toán.
Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập ba nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh
các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán.
Thành phần thu thập dữ liệu gồm có chứng từ, tài khoản và đối tượng chi tiết.
(1) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết
Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều hoạt động, thông thường là các hoạt
động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội
dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó cần phải theo dõi riêng các
đối tượng này. Các bước sau cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối
tượng chi tiết:
i. Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh.
ii. Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định
các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi
theo từng chu trình.
iii. Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi
tiết cho từng chu trình.
iv. Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp.
5
Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết
cần thu thập cho các đối tượng đó. Các nội dung cần thu thập bao gồm nội dung mô tả và
nội dung quản lý:
- Mã đối tượng (mô tả)
- Tên đối tượng (mô tả)
- Các nội dung mô tả khác cho đối tượng như địa chỉ, mã số thuế
- Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra như
quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng…
v. Mã hóa các đối tượng chi tiết: một mã số của một đối tượng quản lý chi tiết được
xem là một cách thức biểu diễn ngắn gọn theo quy ước về những thuộc tính và các
cách thức quản lý của đối tượng được mã hóa.
Trình bày danh mục đối tượng quản lý chi tiết theo mẫu
Đối tượng ND mô tả ND quản lý Mã hóa
Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001
(2) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các tài khoản
Mỗi một loại tài khoản là một đối tượng kế toán để theo dõi quá trình vận động nguồn
lực. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần phân tích kỹ đặc điểm đối tượng kế
toán, đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để có được một hệ
thống tài khoản đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công tác kế toán.
Mỗi đối tượng kế toán có thể cần theo dõi theo một hay nhiều đối tượng quản lý chi
tiết, hay cũng có thể không theo dõi chi tiết. Trong trường hợp đối tượng kế toán cần theo
dõi chi tiết nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng kế toán đó và mở các
tài khoản cấp tương ứng cho từng đối tượng kế toán.
Quy trình tổ chức tài khoản:
• Xác định loại tài khoản theo từng quá trình vận động nguồn lực
• Xác định các nội dung quản lý của tài khoản
• Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
6
• Các nội dung quản lý còn lại (không theo dõi bằng đối tượng chi tiết) có thể
theo dõi trên tài khoản
• Mỗi nội dung quản lý trên tài khoản là một cấp tài khoản của loại tài khoản
đó. Dựa vào đó ta xác định kết cấu tài khoản.
Xây dựng hệ thống tài khoản theo mẫu sau
Tài khoản Nội dung quản
lý của TK
Nội dung theo
dõi theo ĐTCT
Nội dung theo
dõi trên TK
Kết cấu TK
Doanh thu A, B, C, D A, B, D C Cấp 1: 511
Cấp 2: 5111-> C
(3) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các chứng từ
Để theo dõi, ghi chép, hạch toán kịp thời các biến động của đối tượng kế toán, cần xây
dựng hệ thống chứng từ phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối
tượng, thời gian và địa điểm khác nhau, cho nên cần phải có quy trình lưu chuyển chứng
từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Khi xây dựng quy
trình lập và lưu chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy
kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách khoa học, hợp lý,
tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót, hoặc luân chuyển long vòng…
Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách
tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh
doanh, việc phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối
tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, sẽ giúp xác định các chứng từ cần được lập
và xây dựng danh mục chứng từ kế toán.
Quy trình tổ chức gồm các bước:
- Xác định các chứng từ cho mỗi hoạt động theo từng quá trình.
- Xác định nội dung của chứng từ (Số chứng từ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên
quan…)
7
- Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ
- Mã hóa các chứng từ (ký hiệu)
Danh mục chứng từ trình bày theo mẫu
Hoạt động Tên ctừ Nội dung ctừ BP lập Đối tượng sử dụng Kí hiệu Mẫu
Thu tiền Phiếu thu Ngày, số ctừ,
số tiền
Kế toán KH, Thủ quỹ… PT-0001 Mẫu 1
Khi thiết kế chứng từ cho từng hoạt động cần có các nội dung sau:
+ Tên gọi chứng từ
+ Số chứng từ
+ Ngày chứng từ
+ Đối tượng liên quan
+ Nguồn lực liên quan
+ Nội dung chi tiết
+ Người lập
+ Người xét duyệt
+ Người có nhu cầu sử dụng
Sau khi xác định danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ
thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập
chứng từ.
c. Tổ chức xử lý các nghiệp vụ
Trước tiên là tổ chức lập và luân chuyển chứng từ, gồm các bước sau:
• Tổ chức theo từng quá trình trong mỗi chu trình kinh doanh
• Xác định các hoạt động và xây dựng dòng dữ liệu đi vào, đi ra của từng hoạt động
trong mỗi quá trình của chu trình. Sau đó mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu của từng
quá trình.
• Xác định phương thức xử lý các hoạt động (thủ công hay bằng máy)
8
• Xác định phương thức mang dòng dữ liệu (các chứng từ sử dụng hoặc truy cập các
tập tin)
• Phân công việc thực hiện giữa các phòng ban, bộ phân liên quan cho từng hoạt
động trong từng quá trình của chu trình
• Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các quá trình trong từng chu trình
d. Tổ chức hệ thống báo cáo
Mục đích của việc lập báo cáo kế toán là cung cấp thông tinh cho các đối tượng sử
dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối tượng
sử dụng thông tin kế toán, báo cáo kế toán chia làm hai hệ thống: hệ thống báo cáo tài
chính và hệ thống báo cáo quản lý.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm:
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính
Hệ thông báo cáo quản lý xuất phát từ quá trình quản lý, điều hành các hoạt động của
quá trình sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp. Do đó, để
nhận dạng và xác định những báo cáo quản lý, chúng ta sẽ tiếp cận từ từng hoạt động, và
được chia làm hai nhóm báo cáo:
(1) Báo cáo đánh giá các hoạt động: cung cấp các thông tin tổng hợp về các hoạt động
(báo cáo hoạt động) hoặc đánh giá, phân tích quá trình thực hiện hoạt động theo các
nội dung quản lý của hoạt động đó trong một thời gian thực hiện nhất định (báo cáo
phân tích hoạt động).
• Báo cáo hoạt động: bảng kê các nghiệp vụ xuất kho, bảng kê các nghiệp vụ
bán hang, bảng kê doanh thu, bảng kê hóa đơn, bảng kê nhập kho, bảng kê
mua hang…
9
• Báo cáo phân tích hoạt động: báo cáo phân tích hoạt động xuất bán hàng
theo từng mặt hàng (nguồn lực), báo cáo bán hàng phân tích theo khách
hàng, nhân viên bán hàng (đối tượng)…
(2) Báo cáo theo các đối tượng nguồn lực: cung cấp thông tin về các đối tượng, nguồn
lực liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, bao gồm:
• Bảng kê/ danh mục các đối tượng/ nguồn lực: cung cấp các thông tin về các đối
tượng nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động. Ví dụ: danh mục
các nguồn lực như hàng hóa, dịch vụ, loại tiền… hoặc các đối tượng như khách
hàng, nhà cung cấp, nhân viên…
• Báo cáo tình trạng của các đối tượng, nguồn lực: cung cấp thông tin về tình
trạng, khả năng của các đối tượng/ nguồn lực được sử dụng, tham gia vào quá
trình hoạt động. Ví dụ: báo cáo tồn kho từng mặt hàng, báo cáo tồn quỹ, báo
cáo tình trạng nợ của khách hàng, nhà cung cấp…
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là quá trình xác định các báo cáo do hệ thống kế
toán cung cấp được xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ liệu trên cơ sở
đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. Quá trình gồm các nội dung:
• Phân loại và xác định các báo cáo cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng
• Xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo: mô tả chi tiết các
nội dung trên báo cáo
• Xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo
• Xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo
• Xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo: in ra văn bản hay
xem trực tiếp trong phần mêm.
• Phác thảo, minh họa các mẫu báo cáo cung cấp
• Xác định phương pháp xử lý, phương pháp lập báo cáo
e. Tổ chức kiểm tra - kiểm soát
10
Vấn đề đảm bảo cung cấp thông tin trung thực và đáng tin cậy, đảm bảo an toàn tài sản
của doanh nghiệp luôn là vấn đề hàng đầu khi tổ chức công tác kế toán. Cơ cấu tổ chức
quản lý trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các
quy định về quan hệ với nội bộ doanh nghiệp hay với các đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp.
Tổ chức thủ tục kiểm soát
• Kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ
o Xét duyệt, phân chia trách nhiệm, quy định trình tự thực hiện, đối chiếu giữa
các chứng từ… Phần lớn đã được thiết lập thông qua việc thiết lập quy trình
lập, luân chuyển và xử lý chứng từ cho từng nghiệp vụ.
• Tổ chức các thủ tục kiểm soát chung
o Phân quyền sử dụng phần mềm (đã thực hiện trong quá trình tổ chức bộ máy
kế toán)
o Kiểm soát các đối tượng bên ngoài, sao lưu dự phòng dữ liệu, tài liệu hướng
dẫn sử dụng phần mềm
• Tổ chức thủ tục kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất
o Thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho từng màn hình
o Tổ chức việc kiểm tra đối chiếu các kết quả từ các nguồn độc lập
o Phân quyền sử dụng báo cáo, thông tin.
f. Tổ chức trang bị phần cứng, phần mềm
Trình tự các bước đánh giá phần mềm như sau:
11
(1) Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm
Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu,
xử lý, báo cáo, kiểm soát… được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống
kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của cơ quan quản lý chức năng đối với
phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm cần phải được phân loại thành hai
nhóm, các yêu cầu bắt buộc và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng. Các yêu cầu này
cũng có thể được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận tiện cho việc
lựa chọn phần mềm kế toán sau này.
(2) Thu thập các phần mềm kế toán
Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu
thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm tương ứng. Để
đảm bảo lựa chọn được các phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt
động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng
ngành nghề kinh doanh có quy mô tương xứng.
12
Xác định yêu
cầu
Thu thập các
PMKT
Đáp
ứng yêu
cầu
Có thể
thay đổi
Tự phát triển
PMKT
Gửi yêu cầu
cho nhà CC
Đánh giá
Lựa chọn
Ko
Có
Ko
Có
(3) Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm
Căn cứ vào các yêu cầu đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh
giá từng phần mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chia thành ba nhóm:
• Nhóm 1: bao gồm các phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp. Các phần mềm
này sẽ được loại ra khỏi quá trình lựa chọn.
• Nhóm 2: bao gồm các phần mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng được các yêu cầu
đưa ra. Các phần mềm này sẽ được gửi các bản yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần
mềm.
• Nhóm 3: bao gồm các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp.
Các phần mềm này sẽ được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế
của phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với yêu
cầu của doanh nghiệp thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp.
Trong trường hợp không có phần mềm nào thuộc nhóm 2 hoặc các phần mềm thuộc
nhóm 3 không có khả năng thay đổi thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án tự
thiết kế phần mềm cho riêng doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị.
(4) Đánh giá, lựa chọn phần mềm
Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần mềm kế toán do các nhà cung cấp phần
mềm lựa chọn gửi đến. Việc đánh giá này dựa trên các cơ sở:
• Đánh giá khả năng hoạt động của phần mềm: Đáp ứng yêu cầu thông tin tối thiểu
đưa ra; Đáp ứng yêu cầu thông tin mong muốn; Khả năng thay đổi để đáp ứng yêu
cầu; Khả năng hoạt động chính xác, ổn định; Tương thích với các phần mềm hiện
tại.
• Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm: Các thủ tục kiểm soát chung; Các thủ tục
kiểm soát nhập liệu; Kiểm soát quá trình xử lý; Kiểm soát kết xuất, báo cáo.
• Đánh giá khả năng hỗ trợ người sử dụng: Hỗ trợ thử nghiệm, kiểm tra, huấn luyện;
Giao diện, tổ chức thân thiện; Hệ thống trợ giúp đầy đủ, tức thời; Hồ sơ hướng dẫn
chi tiết, đầy đủ
13
• Đánh giá nhà cung cấp phần mềm: Kinh nghiệm thiết lập, tổ chức AIS; Số lượng
khách hàng sử dụng; Khả năng hỗ trợ sử dụng; Chi phí; Khả năng hỗ trợ tài chính.
Có hai phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp:
• Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm
trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa chọn
một phần mềm
• Phương pháp định lượng
- Đánh giá tầm quan trọng từng tiêu thức
- Cho điểm từng PM theo các tiêu thức
- Tính điểm trung bình của từng phần mềm
g. Tổ chức chuyển đổi, sử dụng phần mềm kế toán
• Chuyển đổi thành phần thu thập dữ liệu: Tài khoản; Đối tượng; Màn hình nhập
liệu; Chứng từ
• Chuyển đổi quy trình: Luân chuyển chứng từ bên ngoài; Quy trình xử lý của bộ
máy kế toán; Các chính sách kiểm soát
• Chuyển đổi tổ chức: Tổ chức các bộ phận liên quan; Tổ chức bộ máy kế toán
• Chuyển đổi công nghệ: Trang bị phần cứng; Trang bị phần mềm;Huấn luyện người
sử dụng
• Chuyển đổi dữ liệu: Khai báo các thông tin chung về doanh nghiệp, các chính sách
kế toán; Khai báo danh mục: danh mục tài khoản, danh mục đối tượng chi tiết;
Nhập số dư, kiểm tra số liệu sau khai báo; Tuỳ biến các chức năng: nhập liệu, báo
cáo; Phân quyền truy cập; Nhập liệu thử các nghiệp vụ; Xem xét hệ thống báo cáo.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét